Efter en kartläggning av verksamhetens informationstyper byggdes en SharePoint-baserad dokumenthanteringslösning upp. Som allting annat görs dokumenthantering bäst stegvis och fokus i det här skedet låg på fastighetsdokumentation samt styrande och stödjande dokument. Målet var att göra det lätt att hitta all dokumentation tillhörande en fastighet samt att sprida information om processer och mallar.
För att hantera den stora befintliga informationsmängden gjordes en automatisk migrering, där dokumenten taggades med metadata som lästes ut från mappnamnen. På så sätt fick även redan existerande dokument en mycket bättre sökbarhet.
Fastighetsdokumentationen integrerades både med fastighetssystemet och med projekthanteringssystemet för en sömlös process för användarna.
Styrande och stödjande dokument kompletterades också med verktyget XProcess för att erbjuda en visuell navigation baserad på verksamhetsprocesserna.
