5 sätt för enkel dokumenthantering i Sharepoint

Många företag lägger mycket tid på att leta efter dokument och inte minst rätt versioner av dokument och vet inte hur de ska komma bort från det. Dokumenthantering upplevs av många som svårt och tungt och de vet inte var de ska börja. Vi ger här 5 tips på frågor att ställa för att starta resan och göra den hanterbar. 

1. Ta reda på vad som behövs

Dokumenthantering ses alltför ofta som ett område utan nyanser, men sanningen är att behoven varierar stort. Någon behöver bara ett sökbart lagringsutrymme medan någon annan har behov av automatiserade arbetsflöden, säkerhetsklassning och avancerade integrationer. Ta reda på vad just ni behöver och låt det avgöra valet av system. Vilka dokument har vi?

Att börja med att titta på hur dokumenten ska lagras och konsumeras är att börja i fel ände. Börja med att kartlägga vilka typer av dokument som finns i verksamheten och vilken metadata varje dokumenttyp behöver ha. Det är ett krävande jobb, men den analysen är grunden som hela resultatet kommer att vila på.

Det är också viktigt att ta reda på vilka datamängder som ska hanteras och hur det beräknas växa över tid. Den informationen hjälper oss att avgöra hur systemet ska struktureras för bästa möjliga prestanda.

2. Bestäm vem som ska se vad

Inom företaget finns olika målgrupper med olika informationsbehov och rättigheter. I många fall finns det också externa målgrupper som ska ha tillgång till en delmängd av informationen, men som absolut inte får se andra delar. Behörighetsstrukturen har stor inverkan på hur lagringsstrukturen bör utformas.

3. Sätt tydliga processer

Hur ser processerna kring de olika dokumenttyperna ut och kan de automatiseras? Vissa dokument ska troligtvis godkännas innan de får publiceras, vissa dokument måste revideras med ett visst intervall osv. I det här steget är det också bra att inte låsa sig vid att tänka dokument. Många gånger kan t ex ett arbetssätt förenklas stort av att ett dokument ersätts med en lista där varje objekt kan tilldelas en resurs, ge status och bevakas. Det kan också finnas behov av att bygga in angränsande funktionalitet såsom ärendehantering och enklare projektstyrning i dokumenthanteringen för att inte skapa separata öar.

4. Se till att det hänger ihop

En verksamhets processer spänner över systemgränser och ett dokumenthanteringssystem behöver därför ofta samverka med andra system för att de ska flyta bra. Vanliga exempel är att vissa dokument föds i andra system, men ska lagras i dokumenthanteringssystemet och sedan kanske publiceras i ytterligare ett system. I en sådan kedja är det viktigt att klarlägga vilket system som äger dokumentet för att sedan kunna möjliggöra flödet.

5. Börja smått

Välj ut ett begränsat antal dokumenttyper och några mindre arbetsflöden och låt användarna känna på det. När lösningen har visat sig hålla i liten skala kan kunskapen spridas i organisationen.

Varför oss?

Det finns en rad olika anledningar till varför du ska välja oss.
Här är några utav dem.

2018-11-01T10:28:06+00:00