Så får du användarna att älska SharePoint

Våra fantastiska användare. Vi skulle göra allt för att göra deras dokumenthantering smidigare och IT-vardagen lättare. Med SharePoint är förutsättningarna stora att nå detta med väldigt små medel.

En SharePoint-miljö kan vara uppskattad eller ett nödvändigt ont. Skillnaden är hur väl användarna har möjlighet att tillgodose sina egna behov när de dyker upp

I den bästa av världar har alla stenkoll på alla funktioner som finns och har massvis med tid att utveckla sitt SharePoint-nyttjande. När förutsättningarna inte finns där, tvingas vi välja en annan väg som kräver mindre resurser.

Det finns några saker som är extra uppskattade av användarna. Försök att tillgodose dem först innan ni ger er in på mer avancerade funktioner. Om en börjar med avancerade lösningar finns stor risk att användarna dömer ut systemet på förhand.

Våga fråga användarna efter exempel på informationsspridning som de tycker är utmanande. Underlätta sedan dessa genom standardfunktioner i SharePoint. Det är oerhört viktigt att sänk tröskeln till SharePoint och inte tvinga in användare i nya mönster.

Lätta fantastiska få-klicks-funktioner

Här är mina bästa tips på populära funktioner man användarna gillar:

  • Slå på versionshantering – Tappa aldrig en version igen!
  • Få alerts – Om det är dokument som är extra intressanta, få ett mail när någon ändrar.
  • Papperskorgen – Sipp att ringa IT-avdelningen när du skulle rensa lite fort.

Uppdatera till Simpla Dokumenthanteringen 2.0

Hur blir dokumenten mer tillgängliga och trygga för oss?

Versionshantering är en ovärderlig funktion. Varje gång ett dokument redigeras så skapas en ny version och du kan enkelt se tillbaka på tidigare versioner och följa vem som har gjort vad.

Vidare kan du lätt lägga till ett par kolumner metadata som är viktiga för dig och dina kollegor på “Inställningar för Bibliotek”. Lägg till “Mötesdatum” för när handlingarna togs upp på mötet, “Projekt typ” som definierar om det har med Marknadsföring, Inköp eller IT att göra och sätt en “Ansvarig”. Sen skapar du en snygg vy som grupperar dokumenten på “Mötesdatum” och kan visa dokument du själv är ansvarig för.

Dela SharePoint

Våga lägga lite tid på att få till en bra SharePoint-lösning i organisationen. Säkerställ att det finns resurser som kan föreslå SharePoint-lösningar på projektets utmaningar. Det kommer att smitta av sig och skapa en god SharePoint-anda.

Det finns mycket enkla egenskaper hos SharePoint som kan göra oss lite bortskämda. Hjälp dina användare att bli bortskämda med att känna trygghet och kontroll över sina projekt och dokument.

Varför oss?

Det finns en rad olika anledningar till varför du ska välja oss.
Här är några utav dem.

2018-11-02T14:19:45+00:00