Så skapar du ett beställningsflöde i Microsoft Forms

Office 365 har kommit med flera kraftfulla moduler som hela tiden skapar en allt mer komplett plattform för informationsteknologi. Ett exempel på detta är Microsoft Flow, som skapar fantastiska möjligheter att skapa enkla informationsflöden.

Guide: 5 steg till en lyckad SharePoint-implementation

Det finns ett gäng olika lösningar, baserat på syftet som den här funktionen ska fylla. I det här exemplet kommer vi att lyfta fram en typisk situation på (nästan) varje arbetsplats, nämligen beställning av IT-produkter. Det hela börjar med ett beställningsformulär i Microsoft Forms. Efter det tar Flow över och skapar en uppgift på IT-förvaltningens Teams i deras Planner. Tada!

Med lite konfiguration har vi satt ett enkelt flöde som skapar stor nytta. Hade du svårt att hänga med? Vi tar det igen steg för steg.

1. Sätt upp formuläret

Formuläret skapas med ett par standardfält. I det här fallet visas enbart radioknappar högst upp, men det går alldeles utmärkt att använda sig såväl kryssrutor som datumväljare samt helt vanliga textfält.

2. Starta allt med en trigger

För att aktivera ett flöde så behövs en trigger. I detta fall har vi valt att sätta igång flödet när ett nytt svar har skickats in via formuläret. Därefter gäller det att ta tag i flödet och bestämma vad som ska hända…

3. Bygg flödet

Det räcker inte med en trigger. Härnäst måste du bestämma vad flödet ska göra. Vi valde att skapa en uppgift i Planner baserat på svaret från formuläret. Efter en kortare vänteperiod så vill vi också att flödet ska uppdatera uppgiften med den information som skickades in via formuläret. Det går även att lägga in en notifikation i flödet så att utvalda personer får ett mejl när flödet triggas.

4. Formatera uppgiften i Planner

Nu gäller det bara att visualisera all information på ett korrekt sätt. I beskrivningen så lägger vi in vanlig text och hämtar därefter in informationen från respektive fält i formuläret. Enkelt och smidigt!

5. Slutresultat

Så hur visualiseras detta?

När formuläret har fyllts i dyker informationen upp som en uppgift i beställningsportalen under “IT-beställningar” (till vänster). Du som användare kan därefter gå in på respektive uppgift för att ta del av den information som fyllts i formuläret (till höger).

Prenumerera på nyheter


Senaste nytt

2019-03-12T11:51:47+01:00