Projektbeskrivning

Framtidens flexibla kontorslokaler kräver smarta IT-lösningar

Tomma kontorslokaler har länge varit en utmaning för fastighetsbolagen. Pandemin har fått frågan att bli högaktuell, och nu spår Fastighetsägarnas digitala chef Christoffer Börjesson snabb och stor utveckling när det gäller att fylla lokalerna. En stor utmaning – inte minst på IT-sidan.

Fastighetsägarnas digitala chef Christoffer Börjesson

Mycket svensk kontorslokalyta står tom stora delar av tiden. Det är ett faktum som diskuterats i flera år, men blivit top-of-mind på riktigt för landets fastighetsägare i och med pandemin.

– Det har blivit en aha-upplevelse. Trots låga vakansgrader finns en låg beläggningsgrad, och i framtiden kan det efterfrågas att faktiskt betala för den yta man behöver. Nu inser de flesta att det nya normala även efter pandemin kan vara att jobba hemma, och då behöver vi bygga arbetsplatser med huvudfunktionen att finnas tillgängliga när de behövs. Risken är annars att det som idag är uthyrt men står outnyttjat 30–40 procent av tiden i framtiden istället kommer att vara outhyrt, säger Christoffer Börjesson, digital chef på branschorganisationen Fastighetsägarna, och en flitig debattör och kunskapsspridare.

Politiker vill gärna ställa om kontor till bostäder, men det är lite lättare i teorin i praktiken. Detaljplaner tillåter inte alltid bostäder, och lokalerna kräver ofta större ombyggnadsinsatser än man föreställer sig.

Christoffer Börjesson ser framför allt möjligheten att ställa om fastigheterna funktionsmässigt, för att göra kontorslokalerna mer flexibla och därmed användbara för flera.

– Kunderna behöver kunna hyra flexibelt, per månad eller kanske per timme. Människor vill ha kontor nära där de bor, så vi behöver tänka mer i form av hubbar för de som vill besöka ett kontor bara ibland.

Detta kommer framför allt att kräva ett annat samarbete mellan fastighetsägare.

– Nu är fastighetsägare ofta duktiga på att investera i hela områden, men om en hyresgäst vill ha mindre kontor i både Älvsjö, Kista och Solna stad för att komma närmare medarbetarnas bostäder behöver fastighetsägarna kunna samarbeta med varandra för att hitta bra gemensamma kontraktslösningar.

Fastighetsägarna går helt enkelt mot att mer och mer bli tjänsteföretag, som måste kunna erbjuda flexibla tillvalsprodukter utöver själva lokalerna.

– Många funderar på hur modellerna ska se ut, och vad som är rätt pris, säger Christoffer Börjesson.

IT är förstås en central del av erbjudandet.

– Det handlar om att hitta gränssnittet mellan tekniska system för hyresgästerna, om bokningar, infrastruktur inom fastigheterna, om att hantera access, under vem som ska vara betrodd och under vilka tider, och mycket annat. Att skapa ett nätverk som gör det möjligt att jobba på ett flexibelt sätt.

Och så klart IT-säkerhet, när många olika världar ska samsas på samma yta utan att alla får tillgång till allt. Lås, bredband och bokningsmöjligheter är självklara – och att hitta de tekniska lösningarna för att kunna anpassa sin verksamhet efter behov och lokalens möjligheter.

De enskilda systemen finns – utmaningen för IT-branschen är att hitta de smidigaste lösningarna för att integrera allt till en helhet.

– Det är ett otroligt stort ekosystem i fastighetsbranschen. De IT-bolag som vill hjälpa till med integrationen av alla system är väldigt värdefulla. Det finns idéer om vilka tjänster som behöver utvecklas: vilka grundläggande kärnprocesser har vi för bokning, betalning och annat viktigt? Fastighetsägarna behöver ha en partner som håller ihop pusslet, säger Christoffer.

Mycket är på gång, och han tycker att fastighetsbolagen är en god bit på väg.

– Några har till exempel utvecklat boendeappar, som Solution Xperts kunder Stångåstaden och Öbo. Men för de flesta är det skönt att kliva in i ett färdigt lyckat exempel, och slippa gå först, så det är fortfarande i startgroparna.

Det har inte funnits självklara ekonomiska incitament för fastighetsägarna att driva frågan om delbara och mer flexibla kontorslokaler. Men nu upplever Christoffer att de flesta har det här högt upp på agendan.

– Fastighetsbranschen är nu på samma ställe som den fysiska handeln var för 5–6 år sedan, där det måste ske en förändring. Alla förstår att 2021 kommer att bli ett år när många företag vill omförhandla sina kontrakt och få andra tjänster, och att fastighetsägarnas affär inte bara är att leverera lokalyta utan också en bra arbetsplats.