Projektbeskrivning

Vägen till en smidig digital omställning

Visst gör det ont när knoppar brister. En digital transformation eller systemomställning kan vara nödvändig, men besvärlig. Här fördjupar vi oss i tre tips kring hur du gör omställningen smidigare för dina medarbetare.

Vi har tidigare delat med oss av våra bästa tips inför en omställning på ditt företag eller i din organisation. Här går vi lite mer på djupet med varje tips, med hjälp av Solution Xperts vice vd, Micaela Kvist.

1. Hitta nyttan för varje enskild individ och lyft fram den

Ett vanligt fel i förändringsprocesser är att allt fokus hamnar på just själva processen, och för lite på nyttan när den är genomförd.
De flesta människorna har lättare att acceptera förändring om de förstår syftet.
Enligt Micaela Kvist är en bra väg att utgå från varje medarbetares perspektiv, så att förändringen hamnar på en nivå som alla kan relatera till. På så sätt får varje enskild individ också känslan av att de som driver förändringen bryr sig om mig och resultatet av mitt arbete.

– Det är viktigt att hitta det som kommer att förenkla vardagen för respektive avdelning, arbetsgrupp och individ i verksamheten och lyfta fram det. Det skapar ett förtroende för det nya systemet, men också för förändringsprocessen och de som är inblandade.
Hon ger förslag på tillvägagångssätt:

  • Analysera organisationsstrukturen och vilka olika målgrupper och intressenter som finns.
  • Prata med medarbetarna och hitta vad det är som gör ont. Vad kräver mycket manuellt arbete, vilka är irritationsmomenten, vilken information och vilka analyser saknar man idag men skulle önska i framtiden och så vidare.Exempel:

2. Hitta ambassadörer i verksamheten som kan hjälpa till att sälja in förändringen

Visst kan ledningen berätta om omställningen. Men om du i stället får höra om den av kollegor som är involverade i det dagliga arbetet och verkligen har koll på konsekvenserna är chansen att du accepterar förändringen betydligt större.

– Ett bra sätt att skapa förankring är att utse några så kallade ”super users”, säger Micaela.

Dessa får gärna vara med som referensgrupp under utvecklingen, men också få en tidig utbildning i systemet. Därigenom kan de både hjälpa till att utbilda övriga medarbetare, och fungera som ambassadörer för systemet och förändringen.

Det är dock viktigt att välja ambassadörer noggrant, tycker Micaela:

  • Välj personer från alla avdelningar/arbetsgrupper så att alla perspektiv och behov finns representerade.
  • Välj personer som är nyfikna och positiva till förändring.
  • Välj personer som är informella ledare och som kan föra fram sin åsikt.
  • Värdera lång erfarenhet och djup verksamhetskompetens, men var försiktig så att den inte är kombinerad med förändringsrädsla eller teknikfientlighet.

3. Ge medarbetarna tid att testa och den stöttning som behövs.

Var ödmjuk och kom ihåg att ledningen har ett naturligt försprång i förändringen.

– Se till att det finns en tydlighet och transparens i organisationen så att användarna vet exakt vart de ska vända sig med olika system- och processfrågor som kan uppstå, säger Micaela.

Alltför ofta får ett fåtal avancerade användare utbildning, medan resten förväntas klara sig mer eller mindre på egen hand. Förutsättningar för att lära sig och acceptera förändringar ser olika ut från person till person, och ambitionen bör vara att möta alla behov. Erbjud därför gärna olika typer av utbildningar:

  • Utbildning i föreläsningsform, helst med inslag av egna övningar.
  • Mindre diskussionsforum i den egna arbetsgruppen där frågor som är specifika för gruppen kan diskuteras.
  • Individuellt mentorskap.
  • Online-utbildning för egen repetition. Den bör delas in i små korta sessioner och gärna i form av filmer för att vara så lättillgänglig och lättsmält som möjligt.