Samarbetslösningar

Örebrobostäder Dokumenthantering

Örebrobostäder AB, vanligen kallat ÖBO, är det kommunala fastighetsbolaget i Örebro. ÖBO äger drygt 23 000 lägenheter i Örebro med omnejd och sysselsätter närmare 500 medarbetare. ÖBO har under många års tid legat i framkant gällande hållbarhet och energieffektivitet.

Kort om kunden:

Örebrobostäder AB
Ca 500 medarbetare
Äger drygt 23 000 lägenheter

Utmaningen:

Som så många andra brottades ÖBO med dokument spridda i en mängd olika källor. Detta tog mycket kraft och energi, framför allt när det gällde fastighetsdokumentationen som spelar en central roll i verksamheten.

Resultatet:

Efter en kartläggning av verksamhetens informationstyper byggdes en SharePoint-baserad dokumenthanteringslösning upp. Som allting annat görs dokumenthantering bäst stegvis och fokus i det här skedet låg på fastighetsdokumentation samt styrande och stödjande dokument. Målet var att göra det lätt att hitta all dokumentation tillhörande en fastighet samt att sprida information om processer och mallar. För att hantera den stora befintliga informationsmängden gjordes en automatisk migrering, där dokumenten taggades med metadata som lästes ut från mappnamnen. På så sätt fick även redan existerande dokument en mycket bättre sökbarhet. Fastighetsdokumentationen integrerades både med fastighetssystemet och med projekthanteringssystemet för en sömlös process för användarna. Styrande och stödjande dokument kompletterades också med verktyget XProcess för att erbjuda en visuell navigation baserad på verksamhetsprocesserna.

För mer information kontakta:

Micaela Kvist

Vice VD

[email protected]